SGK Red ve İade İşlemleri ile İlgili Muhasebe Uygulamaları Genel Yazısı

T.C.
Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığı
Strateji Geliştirme Başkanlığı

Sayı

17636183/<...>/<...>

Tarih

03.07.2015

Konu

Red ve İade İşlemleri ile İlgili Muhasebe Uygulamaları

Genel Yazı

El yazısıyla eklenen kayıt numarası: 3536938

Bilindiği üzere, Kurumumuz sosyal sigortacılık ilkelerine dayalı olarak sosyal güvenlik hizmetlerini yürütmektedir. Bu hizmetler, 5502 sayılı Sosyal Güvenlik Kurumu Kanunu kapsamında tanımlanan gelirlerin tahsili ile gerçekleştirilmekte olup Kurumumuzun temel gelir kaynağı prim gelirlerinden oluşmaktadır. Bu kapsamda, tahsilat işlemlerinin tamamı Mosip ile kurulmuş olan “online banka tahsilatı” sistemi aracılığıyla yapılmakta ve sözkonusu gelir tahsil sürecinin işleyişi aşamalarında emanet kayıtları oluşmaktadır. Emanetlerde bekleyen tutarlar ancak ikincil mahsup işlemleri ile kapatılmakta, süresi dolduğunda ise mali mevzuat çerçevesinde gelir kaydedilmektedir. Mali hizmetler birimlerinde gelir kaydedilmesi sonucu kaynak sistemlerde takip edilen ilgili borç kayıtları gerçek ve tüzel kişilerin Kurumumuza başvuruları ile tespit edilmektedir.

Diğer yandan, bütçeye gider kaydedilerek fazla veya yersiz yapılan gelir/aylık ödemeleri, sigortalılara/sağlık hizmet sunucularına yapılan ödemeler ve personel ödemeleri gibi gider kalemlerinden kaynaklanan iadeler, tahsil edildiğinde gelir kaydedilmekte olup, daha sonra söz konusu ödemelerin yerindeliğine karar verildiğinde “Gelirlerden Red ve İade” işlemi yapılarak ilgililerine ödeme yapılmaktadır.

Tüm bu red ve iade işlemlerinin, gerek taşra gerekse merkez birimlerimizde farklı şekilde uygulandığı, süreçlerde gerekli kontrollerin yeterince yapılmadığı, hatta bu yüzden işlemleri yapanlar açısından mali ve idari yönden hukuki sonuçların yaşandığı görülmüş olup, bu sakıncaların ortadan kaldırılması ve uygulama birliğinin sağlanması amacıyla bazı düzenlemelerin yapılmasına ihtiyaç duyulmuştur.

Borç tahakkuku kapanmamış emanetin borca mahsubu

Bu çerçevede; ilgili borç tutarını yatırdığı halde borç tahakkuk kaydı kapatılmamış olan gerçek veya tüzel kişilerin talep dilekçesine istinaden yapılan incelemede; bu kişiye ait emanetin, bir şekilde gelir kaydedildiği durumlarda; “Gelirden Red ve İade” ekranında Muhasebe Birim Kullanıcısı rolü ile yapılan red ve iade işlemi, başka bir kullanıcı tarafından Muhasebe Yetkilisi rolü ile imzaladıktan sonra gerçekleştirilecek ve oluşan emanet borca mahsup edilecektir.

Gelir kaydedilmiş tahsilat veya kesintinin iadesi

Diğer yandan, kaynak sistemlerde başlatılan ve Mosip'te oluşturulan red ve iadeler de dahil olmak üzere, daha önce gelir kaydedilmiş bir tahsilatın veya yersiz kesintinin iadesi, gerçek veya tüzel kişilerce Sosyal Güvenlik İl Müdürlüğünden/Merkez Müdürlüğünden (Harcama Birimlerinden) dilekçe ile talep edilecektir. Dilekçe, dosyanın bulunduğu servis tarafından incelenecek olup red ve iadeye karar verilmesi durumunda, harcama birim kullanıcısı tarafından dilekçe ve diğer belgeler de eklenerek ilgili menüden red ve iade işlemi yapılacak ve elektronik imza ile imzalanacaktır. İmzalanan fiş, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin onayından ve elektronik imzasından sonra ödenmek üzere ilgili Mali Hizmetler Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüğüne gönderilecektir. Mali Hizmetler Sosyal Güvenlik Merkez Müdürlüğünde, gönderilen red ve iade işlemi onaylanmadan önce emanet kayıtları kontrol edilerek ödemenin mükerrer olmamasına dikkat edilecek ve ödeme işlemi gerçekleştirilecektir.

Muhasebe işlem fişlerinde çift imza

29/06/2015 tarihinden itibaren muhasebe birimlerinde ödeme emri belgeleri ve emanet aktarma işlemleri hariç olmak üzere muhasebe işlem fişleri de farklı kişilerce ve en az iki kişinin imzasına haiz olarak oluşturulmaya başlanmıştır. Sistem bunun kontrolünü otomatik olarak yapmaktadır. Bunun dışındaki yetkilendirme ve devir işlemi sonucu atılan imzalardan ve gerçekleşen ödeme işlemlerinden yetkilendirme ve devir işlemini yapanlar sorumlu bulunmaktadır.

Taşradaki muhasebe birimlerinin red ve iade işlemleri

Ayrıca, taşrada görev yapan muhasebe birimlerimizin Merkez Gelir Saymanlığı adına manuel red ve iade fişi oluşturmamaları, eğer bir mahsup işlemi varsa eki belgeler ile birlikte kendi gelir muhasebe ekranında oluşturmaları gerekmektedir.

Emanet aktarma ve değişikliklerinde çift imza

Emanet aktarma ve emanet değişikliği işlemleri için ise, sisteme konulacak çift imza kontrolüne ilişkin çalışmalar kısa bir süre sonra tamamlanacak olup, bu aşamaya kadar, ilgili muhasebe yetkililerince çift imza kontrolü yapılarak ödeme ve mahsup işlemlerinin gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

İşlemlerde sorumluluk ve mükerrer ödeme kontrolü

Söz konusu uygulamalar çerçevesinde en az iki farklı kişinin imzası kuralı ve konunun hassasiyeti gözönünde bulundurularak gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir. Mali konularda gerekli tedbirlerin alınmamasından kaynaklanacak muhtemel zararlarda; ilgili muhasebe birimleri yanında ilgili servislerin ve harcama yetkililerinin de idari ve mali sorumluluklarının bulunduğu hususu dikkate alınarak, işlemlerin yukarıda belirlenen süreç dahilinde yapılması, harcama ve özellikle muhasebe birimlerinin mükerrer bir iade veya ödemeye firsat vermeden işlemleri tamamlamaları gerekmektedir.

Bilgilerinizi ve gereğini önemle rica ederim.

Cevdet CEYLAN
Kurum Başkan V.